III) VẬN ĐƠN ĐƯỜNG SẮT (RAILWAY BILL)
Vận đơn đường sắt (Railway Bill) là một chứng từ quan trọng trong hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt, có vai trò xác nhận thông tin lô hàng, làm biên lai nhận hàng, và chứng từ thanh toán cho các bên liên quan. Dưới đây là nội dung, quy trình sử dụng, và đánh giá ưu, nhược điểm của vận đơn đường sắt:
1. Khái niệm
Vận đơn đường sắt, hay “Railway Bill of Lading,” là chứng từ hợp pháp được đơn vị vận chuyển cấp cho người gửi hàng. Đây là một loại giấy tờ không chỉ thể hiện thông tin chi tiết về chủng loại, số lượng, và điểm đến của hàng hóa được vận chuyển bằng đường sắt mà còn đóng vai trò quan trọng như một biên lai nhận hàng, xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, và là bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển.
Vận đơn đường sắt có một vai trò đặc biệt trong hoạt động thương mại và vận tải quốc tế, đặc biệt với các tuyến đường bộ dài, kết nối giữa nhiều quốc gia và các khu vực kinh tế trọng điểm. Nó đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc xác nhận thông tin mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và thực hiện các thủ tục vận tải phức tạp. Dưới đây là chi tiết về các thành phần, chức năng và các quy định liên quan đến vận đơn đường sắt.
Vận tải đường sắt (Rail Transport) (Nguồn: Yusen Logistics)
2. Nội dung của vận đơn đường sắt
Nội dung của vận đơn đường sắt bao gồm hai phần chính: thông tin do đơn vị vận tải ghi và thông tin do người gửi hàng cung cấp. Mỗi phần có những thông tin cụ thể, chi tiết, giúp đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch trong quá trình vận chuyển.
2.1. Những nội dung do đơn vị vận tải (đường sắt) ghi:
- Ghi chép về toa xe: Đơn vị vận tải sẽ ghi rõ loại toa xe được sử dụng để vận chuyển hàng hóa. Loại toa xe có thể ảnh hưởng đến việc bảo quản và tính an toàn của hàng hóa, do đó việc ghi chép này giúp đảm bảo quá trình vận chuyển phù hợp với đặc tính hàng hóa.
- Loại lô hàng: Các thông tin liên quan đến lô hàng như loại hàng, trạng thái hàng hóa được ghi rõ để đảm bảo công tác vận chuyển và xử lý được thực hiện chính xác.
- Dấu ngày tháng nhận hàng: Dấu ngày tháng nhận hàng là thông tin quan trọng giúp kiểm soát và theo dõi lộ trình hàng hóa từ lúc nhận hàng tại ga xuất phát đến các ga biên giới và cuối cùng là ga đến.
- Dấu niêm phong toa xe: Để đảm bảo hàng hóa không bị xâm phạm trong quá trình vận chuyển, toa xe thường được niêm phong và thông tin về dấu niêm phong cũng được ghi trên vận đơn.
- Trọng lượng hàng hóa: Trọng lượng hàng hóa được xác định bởi đơn vị vận tải, đảm bảo tính chính xác cho việc tính cước phí và đáp ứng các yêu cầu vận chuyển khác.
- Tính toán tiền cước: Cước phí chuyên chở được tính toán dựa trên trọng lượng, khoảng cách vận chuyển, và các yếu tố khác. Những chi tiết này được ghi lại để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng cho người gửi hàng.
2.2. Những nội dung do người gửi hàng ghi:
- Số hợp đồng xuất nhập khẩu: Thông tin về số hợp đồng xuất nhập khẩu giúp xác nhận tính pháp lý và nguồn gốc của hàng hóa, đặc biệt quan trọng trong các giao dịch quốc tế.
- Những thanh minh đặc biệt của chủ gửi: Những yêu cầu hoặc chú thích đặc biệt của người gửi liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa.
- Tên người gửi và địa chỉ: Thông tin về người gửi, bao gồm tên và địa chỉ, giúp đơn vị vận chuyển có thể liên hệ khi cần thiết và đảm bảo giao hàng đúng đối tượng.
- Tên ga gửi: Ga gửi là nơi hàng hóa được tiếp nhận và xuất phát. Thông tin này giúp đơn vị vận tải có thể dễ dàng xác định địa điểm bắt đầu vận chuyển.
- Tên các ga biên giới mà hàng hóa đi qua: Đây là thông tin quan trọng, đặc biệt đối với những lô hàng phải vận chuyển qua nhiều quốc gia. Nó giúp kiểm soát lộ trình và quản lý thủ tục hải quan tại các biên giới.
- Tên, địa chỉ của người nhận: Tên và địa chỉ của người nhận hàng giúp đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng đối tượng và đúng nơi.
- Thông tin về hàng hóa: Bao gồm tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện hàng, trọng lượng, loại bao bì của hàng hóa, giúp đơn vị vận tải nắm rõ đặc tính của lô hàng để thực hiện việc vận chuyển phù hợp.
- Giá trị hàng hóa: Giá trị hàng hóa có thể được sử dụng để tính bảo hiểm hoặc sử dụng trong các giao dịch tài chính khác.
- Chữ ký của chủ gửi: Chữ ký này xác nhận tính chính xác của thông tin và đồng ý với các điều khoản vận chuyển. Ngoài ra, có thể đính kèm thêm các giấy tờ cần thiết khác liên quan đến lô hàng.
3. Chức năng của vận đơn đường sắt
Vận đơn đường sắt có nhiều chức năng quan trọng, tạo cơ sở pháp lý và đảm bảo tính an toàn, hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
- Biên lai nhận hàng của đơn vị vận tải: Vận đơn đóng vai trò là biên lai, xác nhận đơn vị vận tải đã nhận hàng từ người gửi. Nó là minh chứng rõ ràng về việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển và sẽ giao đến điểm đến theo yêu cầu.
- Chứng từ xác nhận quyền sở hữu: Vận đơn xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa, và do đó, có thể được sử dụng như một loại giấy tờ có giá trị. Điều này có nghĩa là người giữ vận đơn có quyền sở hữu hàng hóa và có thể chuyển nhượng quyền này cho người khác thông qua các giao dịch mua bán, cầm cố.
- Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển: Vận đơn cũng là bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển đã được ký kết. Điều này xác định mối quan hệ pháp lý giữa người gửi hàng, đơn vị vận tải, và người nhận hàng, giúp tránh các tranh chấp về quyền và trách nhiệm của các bên liên quan.
- Chứng từ thanh toán: Vận đơn đường sắt là một chứng từ quan trọng trong thanh toán tín dụng chứng từ (L/C). Điều này giúp đảm bảo người bán có thể nhận được thanh toán từ ngân hàng khi đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng, đồng thời đảm bảo quyền lợi của người mua về việc nhận hàng hóa theo đúng thỏa thuận.
4. Quy định về vận đơn đường sắt
Để đảm bảo tính thống nhất và phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, vận đơn đường sắt cần tuân thủ một số quy định về ngôn ngữ, hình thức và các giấy tờ liên quan.
- Ngôn ngữ: Ngoài tiếng của nước gửi hàng, vận đơn phải được dịch ra một trong hai ngôn ngữ chính thức của tổ chức OSZD là tiếng Nga hoặc tiếng Trung Quốc. Ví dụ, khi vận chuyển hàng hóa đến Việt Nam, Trung Quốc, hoặc Triều Tiên, cần dịch vận đơn ra tiếng Nga hoặc tiếng Trung. Đối với các nước như Bulgaria, Hungary, Azerbaijan, Belarus, và Nga, vận đơn cần được dịch ra tiếng Nga. Điều này giúp các bên liên quan tại các quốc gia khác nhau có thể hiểu rõ nội dung vận đơn, đảm bảo tính minh bạch và tránh các sai sót trong quá trình vận chuyển.
- Hình thức vận đơn: Vận đơn đường sắt có hai loại chính: vận đơn chở nhanh và vận đơn chở chậm. Vận đơn chở nhanh có chữ màu đen in trên giấy trắng, có các vạch đỏ rộng 1 cm ở mép trên và dưới cả hai mặt. Còn vận đơn chở chậm cũng có chữ màu đen in trên giấy trắng, nhưng không có các vạch đỏ. Sự khác biệt này giúp phân biệt rõ ràng giữa các hình thức vận chuyển, từ đó thuận tiện cho các bên tham gia quá trình vận chuyển.
- Các giấy tờ kèm theo vận đơn: Vận đơn đường sắt theo hiệp định SMGS bao gồm năm tờ giấy quan trọng:
- Tờ 1: Giấy gửi hàng bản chính, đi kèm với hàng hóa và được giao cho người nhận tại ga đích.
- Tờ 2: Giấy theo hàng, được lập tùy theo số lượng đường sắt tham gia vận chuyển. Các bản này được lưu lại tại các ga gửi, các ga biên giới, và ga đích.
- Tờ 3: Giấy gửi hàng bản sao, được giao cho người gửi hàng sau khi đơn vị vận tải nhận hàng.
- Tờ 4: Giấy giao hàng, đi kèm hàng hóa đến ga đích và được lưu tại ga đến.
- Tờ 5: Giấy báo tin hàng đến, đi cùng hàng đến ga và được giao cho người nhận.
Trong số các tờ giấy kể trên, bản chính của giấy gửi hàng có vai trò quan trọng nhất. Đây là bằng chứng cho hợp đồng chuyên chở hàng hóa và xác định trách nhiệm của các bên tham gia, bao gồm người gửi, người vận chuyển, và người nhận hàng.
5. Quy trình sử dụng vận đơn đường sắt
Quy trình sử dụng vận đơn đường sắt thường bao gồm các bước sau đây:
(1) Tiếp nhận hàng hóa: Người gửi hàng chuẩn bị hàng hóa và các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, hóa đơn thương mại và hợp đồng vận chuyển. Hàng hóa được giao cho đơn vị vận tải tại trạm giao nhận hàng hóa đường sắt. Bên vận tải thực hiện kiểm tra hàng hóa, bao gồm trọng lượng, kích thước và tình trạng bao bì.
(2) Phát hành vận đơn: Sau khi kiểm tra và chấp nhận hàng hóa, đơn vị vận tải sẽ phát hành vận đơn đường sắt. Vận đơn này bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết về hàng hóa, người gửi, người nhận và điều kiện vận chuyển. Bên gửi hàng nhận được một bản gốc vận đơn để sử dụng trong các thủ tục thanh toán hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa.
(3) Vận chuyển hàng hóa: Hàng hóa được vận chuyển từ điểm xuất phát tới điểm đến thông qua hệ thống đường sắt. Trong quá trình này, vận đơn đóng vai trò như một giấy tờ để kiểm soát và quản lý hàng hóa. Nếu có thay đổi trong quá trình vận chuyển, chẳng hạn như thay đổi điểm đến hoặc thay đổi người nhận, các bên cần thực hiện các thủ tục cần thiết để điều chỉnh vận đơn.
(4) Giao hàng: Khi hàng hóa đến điểm đến, người nhận hàng cần xuất trình bản gốc vận đơn để chứng minh quyền sở hữu và tiến hành nhận hàng. Người nhận có trách nhiệm kiểm tra tình trạng hàng hóa và ký nhận trên vận đơn. Nếu phát hiện hư hỏng hoặc mất mát, người nhận cần thông báo ngay cho đơn vị vận tải để xử lý.
6. Ưu và nhược điểm của vận đơn đường sắt
- Chi phí vận chuyển thấp: Vận tải đường sắt là phương thức vận tải có chi phí tương đối thấp, đặc biệt là đối với những chuyến hàng có khối lượng lớn và khoảng cách xa.
- An toàn và ổn định: Vận tải đường sắt có tính an toàn cao và ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như thời tiết hay tình trạng giao thông, giúp đảm bảo hàng hóa ít bị hư hỏng hay trễ hẹn.
- Khả năng chuyên chở lớn: Đường sắt có khả năng chuyên chở một lượng lớn hàng hóa với khối lượng và kích thước đa dạng, phù hợp cho các loại hàng hóa công nghiệp nặng như máy móc, nguyên liệu xây dựng.
Nhược điểm:
- Giới hạn về địa điểm vận chuyển: Hệ thống đường sắt chỉ có thể vận chuyển hàng hóa đến các địa điểm có ga tàu, làm giảm tính linh hoạt so với các phương thức vận tải khác như đường bộ hoặc đường hàng không.
- Thời gian vận chuyển có thể chậm: Mặc dù có tính ổn định cao, thời gian vận chuyển bằng đường sắt thường dài hơn so với đường hàng không, đặc biệt đối với những lô hàng cần thời gian vận chuyển nhanh.
- Thiếu linh hoạt: Vận tải đường sắt không thể dễ dàng thay đổi hành trình hoặc điểm đến trong quá trình vận chuyển như vận tải đường bộ. Điều này gây hạn chế khi có yêu cầu thay đổi từ phía người gửi hoặc người nhận.
Vận đơn đường sắt đóng vai trò quan trọng trong hoạt động vận chuyển hàng hóa, đặc biệt trong các tuyến vận tải dài và quốc tế, đảm bảo an toàn và tính minh bạch trong suốt quá trình từ nhận hàng đến giao hàng.
